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Passer directement à la section :La solution de permanence téléphonique horaire GPS Santé
La permanence téléphonique externalisée a connu une croissance douce depuis quelques décennies. Ce service est surtout connu des établissements de santé avec plusieurs praticiens.
Gain considérable en efficacité, des services professionnels de qualité et des dépenses moindre. Recourir aux services de secrétariat externalisé fait à coût sûr l’unanimité dans le monde médical. Reste cependant à faire le bon choix…
Définition et enjeux de la permanence téléphonique dans le domaine de la santé.
La permanence téléphonique est une entité bien spécifique dans une organisation (entreprise, cabinet médical, centre de santé, etc). Elle a pour rôle d’assurer l’accueil téléphonique de l’entreprise.
La secrétaire se charge par exemple de la gestion de tous les appels entrant. Elle les traite suivant la nature de chaque demande (demande d’information, prise de rendez-vous, prise de message, transfert d’appel etc ).
Dans le milieu médical, on distingue deux types de permanence téléphonique :
Permanence téléphonique standard
Elle est opérationnelle aux horaires d’ouverture du cabinet. C’est l’option choisie majoritairement par les cabinets médicaux et paramédicaux.
Permanence téléphonique en continue 24h/24 - 7j /7
Cas par exemple des services d’urgences des hôpitaux, des centres de santé ou encore les pharmacies.
Objectif de mise en place d'une permanence téléphonique de qualité en milieu médical.
La finalité première est de ne pas laisser un appel sonner dans le vide. Chaque appel compte car une vie peut en dépendre au bout du fil.
De manière plus générale, un accueil téléphonique permet de véhiculer l’image d’un cabinet. C’est par sa qualité qu’un patient peut c choisir de faire ou non confiance au médecin ou au praticien contacté. On prend plus facilement rendez-vous avec un médecin qui nous inspire confiance.
Par ailleurs la disponibilité au téléphone est un critère très apprécié des patients quand il s’agit de se soigner.
Pouvoir parler à son médecin ou à son secrétaire est déjà un facteur d’apaisement. Face à la panique suite à un accident ou toute autre circonstance, un patient a besoin de se rassurer auprès de son médecin. Il est donc important de maintenir ce lien.
Enfin, il y a bien sûr l’enjeu financier.
Pouvoir traiter tous les appels entrants permet aussi d’accroitre son portefeuille patientèle. En effet les premiers contacts d’un patient avec un cabinet médical ou tout autre établissement de santé se font majoritairement par un appel téléphonique. Il peut s’agir d’une demande d’information, de disponibilité ou pour connaitre les tarifs et honoraires. Un appel laissé sans réponse est un patient potentiel de perdu.
Comment mettre en place sa permanence téléphonique
Pour les nombreuses raisons précédemment citées, il est évidemment primordial de pouvoir répondre à toutes les personnes qui appellent, mais comment ?
Traditionnellement, une secrétaire médicale s’occupe de l’accueil téléphonique des patients. Si cette solution est la plus simple, elle n’est cependant pas la plus adaptée à tous.
¨En effet, affecté un employé à ce poste représente un coût. Des dépenses importantes qui viennent alourdir les charges de fonctionnement du cabinet :
- - Frais de mise en place : le matériel bureautique et technologique, recours à des services de fournisseurs d’accès (internet et mobile) supplémentaires. On parle d’un investissement brut de l’ordre de plusieurs milliers d’euros.
- - Dépenses récurrentes : salaire, charge patronale, congés payés, indemnités etc.
- - Du temps investi : dans les longues procédures de recrutement et de formation etc.
Comment avoir une permanence téléphonique sans augmenter ses charges ?
Beaucoup de nouveaux praticiens sont tentés de prendre en charge eux même l’accueil téléphonique de leur cabinet. Certes plus économique, cette option n’est toutefois pas viable sur la durée :
– C’est une activité à la fois exigeante et chronophage
– Répondre aux appels risque de venir parasiter le temps médical.
– Réduit le nombre et la qualité des rendez-vous honoré interrompu par les appels incessants.
L’externalisation de la permanence téléphonique, le choix gagnant, adapté à toutes les spécialités médicales et paramédicales.
Les raisons de passer à l'externalisation de la permanence téléphonique de son cabinet
1- Sous-traiter son secrétariat médical c’est avant tout un gain d’argent
A la différence d’une position au cabinet, les services de secrétaires externalisées permettent de réduire de manière conséquente ses charges.
En effet, les call centers mettent à disposition des professionnels de santé tous les moyens technologiques pour un service clé en main.
- Plus besoin de faire un recrutement. Pas de salaire ni de charge patronale supplémentaire. Les plateformes de télésecretariat proposent directement les agents adaptés aux traitements de vos appels. Effectuent les formations et procèdent à les mise à niveau des agents en continu.
- Aucune investissement dans du matériels bureautiques et technologiques. L’installation d’un bureau de travail fonctionnel peut vite peser lourd sur le budget d’un cabinet. Avec l’externalisation, cette étape n’est plus nécessaire pour avoir une secrétaire professionnelle pour son activité.
- Des télésecrétaires professionnelles et polyvalentes. Les plateformes de télésecrétariat s’adaptent à toutes les spécialités médicales. Le service est immédiatement opérationnel dès la prise en main de vos consignes( activable sous 48h).
Quelles que soient les types de services que vous souhaitez, une entreprise de permanence téléphonique reviendra toujours moins cher. Suivant les plateformes, on peut parler d’une différence pouvant aller jusqu’à 4 fois moins cher par rapport à une secrétaire en présentiel.
Modèle de facturation des plateformes traditionnelles de télésecrétariat : Tarification l'appel.
Choix du forfait suivant les prestations demandées
En fonction des prestations que vous souhaitez, les entreprises de télésecretariat peuvent avoir des tarifications différentes.
Cette différence s’explique par le fait que certains services peuvent demander un niveau de compétence plus poussé et davantage de temps de traitement.
Les services de base proposés par les plateformes permanence téléphonique
- Un agenda en ligne
- Agenda(s) partagé(s), avec différents code accès pour les cabinets avec plusieurs praticiens.
- Gestion de vos appels, avec une facturation à l'appel
- Transfert d’appels vers la ligne direct du cabinet, suivant les consignes du praticien
- Transfert d’appels vers GSM,
- Gestion des agenda tiers, Doctolib, Maiia, ubicentrex,Callibri, ect
- Historique d’appels, possibilité d'enregistrement des appels
- Télécopie, envoi et réception de documents
- Confirmation de RDV par e-mail
- Rappels RDV par SMS , en option
- Prise de RDV par internet
- Service de messagerie
- Permanence téléphonique 24/24 7/7, en fonction des demandes
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Facturation à l'appel
Le tarif du traitement d’un appel est en étroite correlation avec le forfait choisi.
Plus un cabinet médical reçoit un grand volume d’appel, plus il pourra bénéficier d’un tarif plus intéressant.
En effet, facturant au nombre d’appels, les entreprises de télésecrétariat jouent sur le nombre d’appel traité pour pouvoir proposer des tarifs très concurrentiels.
Dans le cas général, le traitement d’un appel par un télésecrétariat varie actuellement entre 0.50€ à plus de 1€.
2- Déléguer sa permanence téléphonique pour un gain de temps considérable
En plus de son coût abordable, déléguer son secrétariat médical permet un gain de temps non négligeable.
Sans aucune installation à faire dans votre cabinet, la mise en place peut se faire en une journée. La formation des agents suivant vos consignes, la prise en main de votre agenda sont prise en charge automatiquement par les centres d’appels.
De plus, avec un télésecrétariat, les consultations ne sont plus interrompus par les appels, une tranquillité très appréciée à la fois par les praticiens que les patients.
Cette solution libère ainsi le professionnel de santé davantage de temps médical précieux qu’il peut allouer à son activité.
3- Opter pour une société spécialisée dans le secrétariat téléphonique, c’est s’offrir des services de qualité
L’essor des entreprises de permanence téléphonique repose, en plus du coût très attractif, sur la qualité des services qu’elles proposent.
Devenant la première interlocutrice des patients, elles se doivent de proposer des prestations à la hauteur des cabinets de santé pour lesquelles elles rendent service.
- Qualité de la réception des télésecrétaires dynamique et souriante pour accueillir les patients
-
Temps de décrochage réduit : Les temps d’attente trop long est la seconde source de frustration des patients quand ils appellent leurs praticiens.
Les centres de permanence téléphonique comme GPS Santé dispose d’une technologie intelligente de distribution des appels. Si la télésecrétaire en charge du cabinet est déjà en ligne et occupée, les appels sont redirigés automatiquement sur le reste de l’équipe. - Des prestations sans interruption Une permanence téléphonique externalisée vous met à l’abri de tous aléas d’interruption. Elle n’est jamais malade – ne prend pas de congé – et n’est jamais absente.
De tel service est rendu possible grâce à la rotation des télésecrétaires. Ainsi vous les appels de vos patients sont traités en toute circonstance.
L’innovation du télésecretariat médical avec la permanence téléphonique horaire GPS Santé.
La permanence téléphonique à l’heure proposée par GPS Santé, une approche inédite qui révolutionne le monde du télésecrétariat médical.
De quoi s’agit-il ?
GPS Santé, est une entreprise française experte dans l’externalisation du secrétariat médical. En activité depuis 1990, elle dispose de plus de 30 années d’expérience dans la permanence téléphonique médicale.
Dès sa création, GPS Santé a fait le choix de proposer une permanence téléphonique horaire et non au nombre d’appel.
Ce choix a été motivé par l’envi de proposer un service de qualité avec une facturation nette et réellement transparente aux professionnels de santé.
Permettre aux médecins et praticiens d’avoir une visibilité précise de ses dépenses liées à son activité.
Permanence téléphonique horaire GPS Santé, la solution pour avoir une maîtrise totale sur le coût de son télésecrétariat médical.
Comment fonctionne la permanence téléphonique à l'heure de GPS Santé ?
A l’instar de toutes les sociétés de permanence téléphonique, GPS Santé propose des services de télésecrétariat clés en main :
Dès sa création, GPS Santé a fait le choix de proposer une permanence téléphonique à l’heure et non au nombre d’appel.
Ce choix a été motivé par l’envi de proposer un service de qualité avec une facturation nette et réellement transparente aux professionnels de santé.
Permettre aux médecins et praticiens d’avoir une visibilité précise de ses dépenses liées à son activité.
Ce qui différencie la permanence téléphonique à l'heure GPS Santé des plateformes standard
* Le service s’entend par praticien
- Centre d'appel basé en France : Le centre d'appel GPS Santé est localisé à Volvic . L'entreprise tient à cœur de valoriser la qualité du travail français.
- Tarifs clairs et sans surcoût quel que soit le volume d’appel : Votre facturation n'est plus impactée par le volume d'appel que votre cabinet reçoit.
- Pas d’engagement de durée : Avec la permanence téléphonique médicale GPS Santé, vous pouvez souscrire à nos services uniquement quand vous en avez le besoin. Aucun engagement d'abonnement sur la durée ne vous est imposé.
-
Activable suivant vos besoins :
-Utilisation permanente : nous prenons en charge de façon continue votre accueil téléphonique, la gestion de votre agenda et les prises de rendez-vous de vos patients.
-Usage occasionnel : le télésecrétariat GPS Santé peut s’activer même pour juste quelques heures pour dépanner ou alléger votre secrétariat durant les périodes de forte affluence. - Résiliable à tout moment : Sans aucun abonnement, la résiliation peut se faire tout moment sans aucune pénalité.
- Nombre d’appels illimité : Tous les appels reçus durant le délais souscris sont pris en charge sans surcoût.
- Comptabilité avec tous les agendas médicaux en ligne : Doctolib, Maiia, callibri, Ubicentrex…
- Accès professionnel à votre agenda GPS Santé pour la gestion et les prises de rendez-vous en simultané sans vous déranger.
- Phrases d'annonce et de clôture personnalisées : Accueil téléphonique personnalisé avec votre nom - fonction ou le nom de votre cabinet médical. Formule de remerciement personnalisable à la fin de chaque appel.
- Décrochage rapide Les appels de vos patients sont décrochés avec une moyenne de trois sonnerie tout au plus.
- Intégration et respects de vos consignes Nos télésecrétaires se conforment exclusivement à vos consignes pour le traitement de vos appels. Elles sont immédiatement alertées à chaque modification ou réception de nouvelle consigne.
Les avantages de la permanence téléphonique horaire de GPS Santé pour votre cabinet médical
Une facturation unique, claire et sans surcoût
En effet, au lieu d’une facturation standard au nombre d’appels, GPS Santé révolutionne avec un forfait à l’heure. Les praticiens connaissent donc en amont le montant fixe de la prestation suivant la durée souhaitée.
Terminée les comptages fastidieux des appels
Finie les factures surprises à chaque fin de mois suivant le nombre d’appels traités.
Révolue les appels expéditifs pour gonfler les nombres d’appels : chaque patient est reçu convenablement avec tout le temps nécessaire pour traiter sa demande.
Avec la permanence téléphonique horaire de GPS Santé, vous connaissez à l’avance le montant de la prestation. Aucun surcoût ni de facture surprise à la fin du mois.
Vous gagnez en sérénité, plus besoin de vous inquiéter du nombre d’appels. Nous nous engageons à traiter tous vos appels durant la période à laquelle vous avez souscris.
Permanence téléphonique horaire GPS Sante : 3,49€TTC / heure
Nombre d'appels illimité
La permanence téléphonique horaire GPS Santé s'adapte à l'organisation de votre cabinet.
1e CAS : Je n'ai pas de secrétaire en présentiel :
Si vous n’avez pas de secrétaire, le service de télésecrétariat GPS Santé peut prendre en charge de l’accueil téléphonique de vos patients et la gestion de votre agenda en permanence. Opérationnel de 08h jusqu’à 20h sans pause, il vous fait bénéficier des services professionnels d’une secrétaire à prix abordable.
2e CAS : J'ai déjà une secrétaire médicale:
Si votre cabinet avez déja une secrétaire en présentiel, la permanence téléphonique reste un moyen d’optimiser le fonctionnement de votre cabinet.
Il permet entre-autre de :
– Soulager les charges de travail de votre secrétaire : Libérée du traitement des appels elle peut ainsi se consacrer à des tâches plus importantes.
– Absorber les appels en débordement durant les périodes de rentrée de vacances – de rentrée scolaire – de vaccination.
– Permettre la continuité des prises de rendez-vous . Dans les cas d’absence de votre secrétaire ou de fermeture du cabinet, vos patients peuvent continuer à prendre rendez-vous avec le télésecrétariat.
Des télésecrétaires expérimentées et spécialisées dans le médical
GPS Santé a fait le choix de maintenir son centre d’appel en France (Volvic) afin de garantir et promouvoir la qualité de travail français.
Dans le recrutement de nos agents nous recherchons, en plus des capacités intellectuelles, des valeurs humaines.
En effet le télésecrétariat est avant tout un travail relationnel. Il est d’autant encore plus délicat dans le domaine très sensible du monde médical où l’émotionnel peut vite prendre le dessus.
Le sourire, les sens innés de l’empathie, une grande capacité d’écoute et une grande ouverture d’esprit sont autant de qualité que nous jugeons essentielle pour effectuer ce métier.
Par ailleurs, nos agents traitent exclusivement les appels médicaux pour maintenir un de service professionnel à chaque instant. De cette manière chaque appel est reçu et traité avec tous le temps qu’il est nécessaire.
Un service support très réactif et toujours joignable
Il n’y a rien de plus frustrant que d’attendre qu’un service technique nous recontacte. Avec GPS Santé, un responsable dédié est associé à chaque compte afin de répondre de manière optimum aux demandes des praticiens.
Pour modifier vos consignes, ou avoir des informations additionnelles, vous pouvez compter sur l’équipe GPS Santé pour être toujours joignable par téléphone et/ou par e-mail .
Le service support GPS Santé est joignable au 04 73 86 30 00 du Lundi au vendredi – aux horaires d’ouvertures du bureau.
Ou retrouvez tous les contacts GPS santé ici
